ผมเชื่อว่าทุกหน่วยงานมีสิ่งนี้ "Progress Report" ชื่ออาจจะต่าง แต่ความหมายไม่ต่าง ... ไม่ว่าจะรายงานกันทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือ ทุกเดือน พวกเราน่าจะคุ้นชินกันดี ทั้งในมุมของคนที่ทำมันขึ้นมา และ คนที่ใช้งานมัน
วันนี้จะชวนคุยเรื่องนี้แหละ
รายงานความคืบหน้าของงานที่มีประโยชน์ ใช้งานได้จริง ควรมีอะไรอยู่ในนั้นบ้าง
1. ชื่อกิจกรรม หรือ งานที่ต้องทำ - อันนี้ต้องดูว่า รายงานนั้นส่งให้ใครอ่านบ้าง ใครเป็นคนใช้งาน
ถ้าเป็นผู้บริหารระดับกลาง หรือ สูง ก็ช่างมัน รวบๆเป็นหัวข้อใหญ่ๆก็พอ
แต่ถ้ากระจายส่งกันทุกวัน ทุกสัปดาห์ ในหมู่คนทำงานด้วยกันทั้งแนวดิ่ง (รับไม้ต่อแบบวิ่งผลัด) หรือ แนวราบ (ผู้ช่วยพ่อครัว หรือ พยาบาลส่งเครื่องมือห้องผ่าตัด) งานก็ต้องซอยย่อยๆหน่อย คนอื่นเขาจะได้เตรียมรับไม่ส่งไม้ผลัด หรือ ส่งกะทะ ตะหลิว น้ำปลา น้ำซอส ให้เราได้ทันเวลาที่เราต้องการ
ทีนี้จะเรียงกิจกรรมงานกันอย่างไร เรียงได้ 2 แบบใหญ่ๆ ไม่มีกฏตายตัว แบบแรก คือ เรียงตามเวลา แบบที่สอง คือ เรียงตามตรรกะของงาน อันนี้ก็ไปคิดกันเอาเอง
ในกิจกรรมงานต่างๆควรมีอะไรกำกับอยู่บ้าง
2. วันที่คาดว่าจะเริ่มงานได้ - เพราะว่างานแต่ล่ะอย่างมันเริ่มไม่พร้อมกัน เราควรจะบอกว่า เราคาดว่าจะเริ่มงานนั้นได้เมื่อไร เพื่อนเราทั้งแนวราบ และ แนวดิ่ง จะได้เตรียมเข้ามาช่วยเราได้ทันเวลา ตรงนี้เราสามารถเปลี่ยนไปได้เรื่อยๆ ไม่ผิดกติกา รายงานหนหน้า ถ้ามันขยับเข้า หรือ ออก เราก็เปลี่ยน แล้วใส่เหตุผลลงไปที่หมายเหตุ
3. วันเริ่มงานจริง - อันนี้ก็เป็นการบันทึกเอาไว้เฉยๆเพื่ออ้างอิง และ ปรับปรุงการทำงานในภายหลัง
4. % งานที่ทำไปแล้วของรายงานครั้งก่อน - อ้าว ก็พลิกไปดูรายงานฉบับก่อนดิ แหม ... มันก็จริง แต่อำนวยความสะดวกให้คนนิดเถอะ ไม่ถึงกับตายหรอก
5. % งานที่ทำไปแล้วของรายงานครั้งนี้ - คนอ่านเขาจะได้กะๆได้เองว่า น่าจะเสร็จเมื่อไร ถ้ามันคืบหน้าน้อย หรือ ไม่คืบหน้า ก็ใส่เหตุผลไว้ในช่องหมายเหตุ อย่าให้คนอ่าน หรือ หัวหน้าต้องเกาตูดเดา
ใจเขาใจเราครับ ถ้าเราอ่านแล้วสงสัยว่าทำไม % มันเท่ากับงานหนก่อน เราก็ต้องสงสัย ใส่เหตุผลในช่องหมายเหตุไปเลย ไม่งั้นจะมีอีเมล์มาถามอยู่ดี
ความแตกต่างระหว่างทำงานเชิงรุก (proactive) กับ เชิงรับ (passive) มันอยู่ตรงนี้ส่วนหนึ่งแหละครับ คนทำงานเชิงรุกจะเดาคำถามล่วงหน้าแล้วก็ตอบล่วงหน้า (มึงจะได้ไม่ต้องมาถามกูอีก 555) คนทำงานเชิงรับจะรอคำถามมาแล้วค่อยตอบ (ถ้ามึงไม่ใส่ใจถาม หรือ ไม่อ่านรายงาน กูก็ไม่ต้องเสียเวลาตอบมึง)
6. วันที่คาดว่าจะแล้วเสร็จ - คนอ่านแต่ล่ะคนก็อาจจะเดาไปได้ไม่เหมือนกันว่าจะเสร็จเมื่อไร แต่เราใส่ตรงนี้ไว้เป็นมุมมองของเราคนทำงาน ว่าจะเสร็จงานนั้นได้เมื่อไร เพื่อนเราที่จะมารับไม้ต่อจะเราจะได้เตรียมมารับได้ทัน
ตรงนี้เราสามารถเปลี่ยนไปได้เรื่อยๆ ไม่ผิดกติกา รายงานหนหน้า ถ้ามันขยับเข้าหรือออก เราก็เปลี่ยน แล้วใส่เหตุผลลงไปที่หมายเหตุ
8. วันที่เสร็จจริง - ก็คือวันที่ % ในข้อ 5. เท่ากับ 100% ... อันนี้ก็เป็นการบันทึกเอาไว้เฉยๆเพื่ออ้างอิง และ ปรับปรุงการทำงานในภายหลัง
7. หมายเหตุ - อันนี้สำคัญอะไรที่ไม่เป็นไปตามคาดหมาย ช้าเร็ว ติดขัด ใส่ลงไป
ในความคิดผมนะ ผมว่าขั้นต่ำน่าจะประมาณนี้ ใครจะมีมากกว่านี้ ผมก็ว่าแล้วแต่ความจำเป็นในแต่ล่ะหน้างาน ไม่เหมือนกัน หรือ ใครจะย่อของผมลง เพราะบางอย่างไม่จำเป็น ก็ไม่ว่ากัน
ผมมองว่ารายงานพวกนี้ สำคัญมากๆ
1. เป็นเครื่องมือการสื่อสารระหว่างคนทำงาน ทั้งในแนวราบ และ แนวดิ่ง งานจะได้ลื่นปรื๊ดๆ
2. เป็นหลักฐานแสดงความรับผิดชอบต่อความก้าวหน้า หรือ ล้าช้า ของงาน ว่าเกิดขึ้น เพราะอะไร เมื่อไร เวลาประชุมสรุปงานตอนงานเสร็จ จะได้ไม่อ้างความดีความชอบ หรือ ปัดความรับผิดชอบแบบไม่เป็นธรรม คนทำดีทำถูก ควรได้รับรางวัล และ ได้รับการรับทราบ (recognition) คนที่ควรปรับปรุงก็ควรได้รับคำแนะนำ
3. เป็นข้อมูลเอาไปใช้วิเคราะห์ปรับปรุงการทำงานเดียวกันในครั้งต่อไปได้
4. ใช้แนบเป็นหลักฐานในการประเมินผลงานประจำปี
รายงานแบบนี้สมัยผมทำงานแรกๆนั้น ถือว่าเป็นภาระมาก เพราะต้องเขียนด้วยมือ หรือ พิมพ์คอมฯยุคที่ไม่มี word processing ดีๆ หรือ มี excel
ทุกวันนี้ สบายมาก บาง บ. ถึงกับมี software เฉพาะรองรับด้วยซ้ำ ทำไม่ถึง 10 นาที เสร็จ ... ทำเถอะครับ
ถ้าแบบฟอร์มปัจจุบัน มันไม่ได้อย่างใจเราต้องการ (เช่นที่ผมนำเสนอข้างบน) เราในฐานะคนทำรายงาน มีสิทธิ์เปลี่ยนได้ครับ ถ้าเราเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้น ผมเชื่อว่า จะมีแต่เสียงปรบมือจากผู้ร่วมงาน และ หัวหน้าของเราเอง
ถ้าเราเป็นหัวหน้างาน แล้วเราเห็นว่าฟอร์มรายงานที่ใช้ๆอยู่ยังขาดไอ้นั่น หรือ ไอ้นี่ไม่จำเป็น ก็เปลี่ยนได้ครับ เรียกทุกคนที่ใช้งานรายงานนี้มาคุยกัน ว่าอะไรขาด อะไรไม่จำเป็น แล้วให้ลูกน้องที่ทำเปลี่ยนซะ
สิ่งที่มีอยู่ ไม่ใช่อะไรที่เปลี่ยนไม่ได้ บางทีมันมีอยู่ ก็เพราะมีเหตุในอดีตที่มันจำเป็นต้องมีอยู่ แล้วทำต่อๆกันมา ปัจจุบันเหตุนั้นเปลี่ยนไปแล้ว ไอ้ที่กรอกๆฟอร์มฯทำๆต่อๆกันมา ก็อาจจะไม่จำเป็นแล้วก็ได้
ในทางกลับกัน สิ่งที่ไม่เคยมีในแบบฟอร์มฯ ก็เพราะในอดีตไม่มีเหตุให้มันมี ถ้าปัจจุบันมีเหตุให้มันต้องมี ก็เพิ่มมันลงไป มันก็เท่านั้น
ไม่ใช่ว่ามันมีแล้วต้องมีต่อไป มันไม่มีแล้วก็ต้องไม่มีต่อไป (อย่างโยงๆกับข่าวการบ้านการเมือง 555)
มาจบลงแบบนี้ได้ไง (ว่ะ) ... 555
(log in แล้ว comment กันได้เลยครับ ถ้ายังไม่ลงทะเบียนก็ลงทะเบียนกันน้าาา แป๊บเดียว ใช้แค่ชื่อเล่น กับ password จะได้เม้าส์มอยกันได้)
log in
registration
ผมเชื่อว่าทุกหน่วยงานมีสิ่งนี้ "Progress Report" ชื่ออาจจะต่าง แต่ความหมายไม่ต่าง ... ไม่ว่าจะรายงานกันทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือ ทุกเดือน พวกเราน่าจะคุ้นชินกันดี ทั้งในมุมของคนที่ทำมันขึ้นมา และ คนที่ใช้งานมัน
วันนี้จะชวนคุยเรื่องนี้แหละ
รายงานความคืบหน้าของงานที่มีประโยชน์ ใช้งานได้จริง ควรมีอะไรอยู่ในนั้นบ้าง
1. ชื่อกิจกรรม หรือ งานที่ต้องทำ - อันนี้ต้องดูว่า รายงานนั้นส่งให้ใครอ่านบ้าง ใครเป็นคนใช้งาน
ถ้าเป็นผู้บริหารระดับกลาง หรือ สูง ก็ช่างมัน รวบๆเป็นหัวข้อใหญ่ๆก็พอ
แต่ถ้ากระจายส่งกันทุกวัน ทุกสัปดาห์ ในหมู่คนทำงานด้วยกันทั้งแนวดิ่ง (รับไม้ต่อแบบวิ่งผลัด) หรือ แนวราบ (ผู้ช่วยพ่อครัว หรือ พยาบาลส่งเครื่องมือห้องผ่าตัด) งานก็ต้องซอยย่อยๆหน่อย คนอื่นเขาจะได้เตรียมรับไม่ส่งไม้ผลัด หรือ ส่งกะทะ ตะหลิว น้ำปลา น้ำซอส ให้เราได้ทันเวลาที่เราต้องการ
ทีนี้จะเรียงกิจกรรมงานกันอย่างไร เรียงได้ 2 แบบใหญ่ๆ ไม่มีกฏตายตัว แบบแรก คือ เรียงตามเวลา แบบที่สอง คือ เรียงตามตรรกะของงาน อันนี้ก็ไปคิดกันเอาเอง
ในกิจกรรมงานต่างๆควรมีอะไรกำกับอยู่บ้าง
2. วันที่คาดว่าจะเริ่มงานได้ - เพราะว่างานแต่ล่ะอย่างมันเริ่มไม่พร้อมกัน เราควรจะบอกว่า เราคาดว่าจะเริ่มงานนั้นได้เมื่อไร เพื่อนเราทั้งแนวราบ และ แนวดิ่ง จะได้เตรียมเข้ามาช่วยเราได้ทันเวลา ตรงนี้เราสามารถเปลี่ยนไปได้เรื่อยๆ ไม่ผิดกติกา รายงานหนหน้า ถ้ามันขยับเข้า หรือ ออก เราก็เปลี่ยน แล้วใส่เหตุผลลงไปที่หมายเหตุ
3. วันเริ่มงานจริง - อันนี้ก็เป็นการบันทึกเอาไว้เฉยๆเพื่ออ้างอิง และ ปรับปรุงการทำงานในภายหลัง
4. % งานที่ทำไปแล้วของรายงานครั้งก่อน - อ้าว ก็พลิกไปดูรายงานฉบับก่อนดิ แหม ... มันก็จริง แต่อำนวยความสะดวกให้คนนิดเถอะ ไม่ถึงกับตายหรอก
5. % งานที่ทำไปแล้วของรายงานครั้งนี้ - คนอ่านเขาจะได้กะๆได้เองว่า น่าจะเสร็จเมื่อไร ถ้ามันคืบหน้าน้อย หรือ ไม่คืบหน้า ก็ใส่เหตุผลไว้ในช่องหมายเหตุ อย่าให้คนอ่าน หรือ หัวหน้าต้องเกาตูดเดา
ใจเขาใจเราครับ ถ้าเราอ่านแล้วสงสัยว่าทำไม % มันเท่ากับงานหนก่อน เราก็ต้องสงสัย ใส่เหตุผลในช่องหมายเหตุไปเลย ไม่งั้นจะมีอีเมล์มาถามอยู่ดี
ความแตกต่างระหว่างทำงานเชิงรุก (proactive) กับ เชิงรับ (passive) มันอยู่ตรงนี้ส่วนหนึ่งแหละครับ คนทำงานเชิงรุกจะเดาคำถามล่วงหน้าแล้วก็ตอบล่วงหน้า (มึงจะได้ไม่ต้องมาถามกูอีก 555) คนทำงานเชิงรับจะรอคำถามมาแล้วค่อยตอบ (ถ้ามึงไม่ใส่ใจถาม หรือ ไม่อ่านรายงาน กูก็ไม่ต้องเสียเวลาตอบมึง)
6. วันที่คาดว่าจะแล้วเสร็จ - คนอ่านแต่ล่ะคนก็อาจจะเดาไปได้ไม่เหมือนกันว่าจะเสร็จเมื่อไร แต่เราใส่ตรงนี้ไว้เป็นมุมมองของเราคนทำงาน ว่าจะเสร็จงานนั้นได้เมื่อไร เพื่อนเราที่จะมารับไม้ต่อจะเราจะได้เตรียมมารับได้ทัน
ตรงนี้เราสามารถเปลี่ยนไปได้เรื่อยๆ ไม่ผิดกติกา รายงานหนหน้า ถ้ามันขยับเข้าหรือออก เราก็เปลี่ยน แล้วใส่เหตุผลลงไปที่หมายเหตุ
8. วันที่เสร็จจริง - ก็คือวันที่ % ในข้อ 5. เท่ากับ 100% ... อันนี้ก็เป็นการบันทึกเอาไว้เฉยๆเพื่ออ้างอิง และ ปรับปรุงการทำงานในภายหลัง
7. หมายเหตุ - อันนี้สำคัญอะไรที่ไม่เป็นไปตามคาดหมาย ช้าเร็ว ติดขัด ใส่ลงไป
ในความคิดผมนะ ผมว่าขั้นต่ำน่าจะประมาณนี้ ใครจะมีมากกว่านี้ ผมก็ว่าแล้วแต่ความจำเป็นในแต่ล่ะหน้างาน ไม่เหมือนกัน หรือ ใครจะย่อของผมลง เพราะบางอย่างไม่จำเป็น ก็ไม่ว่ากัน
ผมมองว่ารายงานพวกนี้ สำคัญมากๆ
1. เป็นเครื่องมือการสื่อสารระหว่างคนทำงาน ทั้งในแนวราบ และ แนวดิ่ง งานจะได้ลื่นปรื๊ดๆ
2. เป็นหลักฐานแสดงความรับผิดชอบต่อความก้าวหน้า หรือ ล้าช้า ของงาน ว่าเกิดขึ้น เพราะอะไร เมื่อไร เวลาประชุมสรุปงานตอนงานเสร็จ จะได้ไม่อ้างความดีความชอบ หรือ ปัดความรับผิดชอบแบบไม่เป็นธรรม คนทำดีทำถูก ควรได้รับรางวัล และ ได้รับการรับทราบ (recognition) คนที่ควรปรับปรุงก็ควรได้รับคำแนะนำ
3. เป็นข้อมูลเอาไปใช้วิเคราะห์ปรับปรุงการทำงานเดียวกันในครั้งต่อไปได้
4. ใช้แนบเป็นหลักฐานในการประเมินผลงานประจำปี
รายงานแบบนี้สมัยผมทำงานแรกๆนั้น ถือว่าเป็นภาระมาก เพราะต้องเขียนด้วยมือ หรือ พิมพ์คอมฯยุคที่ไม่มี word processing ดีๆ หรือ มี excel
ทุกวันนี้ สบายมาก บาง บ. ถึงกับมี software เฉพาะรองรับด้วยซ้ำ ทำไม่ถึง 10 นาที เสร็จ ... ทำเถอะครับ
ถ้าแบบฟอร์มปัจจุบัน มันไม่ได้อย่างใจเราต้องการ (เช่นที่ผมนำเสนอข้างบน) เราในฐานะคนทำรายงาน มีสิทธิ์เปลี่ยนได้ครับ ถ้าเราเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้น ผมเชื่อว่า จะมีแต่เสียงปรบมือจากผู้ร่วมงาน และ หัวหน้าของเราเอง
ถ้าเราเป็นหัวหน้างาน แล้วเราเห็นว่าฟอร์มรายงานที่ใช้ๆอยู่ยังขาดไอ้นั่น หรือ ไอ้นี่ไม่จำเป็น ก็เปลี่ยนได้ครับ เรียกทุกคนที่ใช้งานรายงานนี้มาคุยกัน ว่าอะไรขาด อะไรไม่จำเป็น แล้วให้ลูกน้องที่ทำเปลี่ยนซะ
สิ่งที่มีอยู่ ไม่ใช่อะไรที่เปลี่ยนไม่ได้ บางทีมันมีอยู่ ก็เพราะมีเหตุในอดีตที่มันจำเป็นต้องมีอยู่ แล้วทำต่อๆกันมา ปัจจุบันเหตุนั้นเปลี่ยนไปแล้ว ไอ้ที่กรอกๆฟอร์มฯทำๆต่อๆกันมา ก็อาจจะไม่จำเป็นแล้วก็ได้
ในทางกลับกัน สิ่งที่ไม่เคยมีในแบบฟอร์มฯ ก็เพราะในอดีตไม่มีเหตุให้มันมี ถ้าปัจจุบันมีเหตุให้มันต้องมี ก็เพิ่มมันลงไป มันก็เท่านั้น
ไม่ใช่ว่ามันมีแล้วต้องมีต่อไป มันไม่มีแล้วก็ต้องไม่มีต่อไป (อย่างโยงๆกับข่าวการบ้านการเมือง 555)
มาจบลงแบบนี้ได้ไง (ว่ะ) ... 555
(log in แล้ว comment กันได้เลยครับ ถ้ายังไม่ลงทะเบียนก็ลงทะเบียนกันน้าาา แป๊บเดียว ใช้แค่ชื่อเล่น กับ password จะได้เม้าส์มอยกันได้)
log in
registration
